Para que una organización, empresa o negocio, funcione de la mejor manera, es importante que se lleve un control de ingresos y gastos, así como de otras áreas del trabajo. Una buena gestión empresarial requiere que la gerencia y sus colaboradores del área sepan la situación real de la empresa, para que a partir de allí se tomen decisiones.

Además, este reporte, facilita el registro adecuado de las actividades diarias de los colaboradores que, por su trabajo, efectúan gastos que cubre la empresa. Además, permite al área de contabilidad el registro de esos gastos, función necesaria para el registro correcto.

Lastimosamente, las personas que deben diligenciar, usualmente no lo consideran una actividad de valor adicional, por lo que lo dejan para el último momento o incumplen la fecha establecida por la empresa para la entrega de esta información.

RECOMENDACIONES

• Va dirigido también a crear nuevos hábitos en los colaboradores y para facilitar la actividad:
• Comunicar a las personas autorizadas a hacer gastos de la empresa, las condiciones y los límites de los gastos.
• Debes indicar los tipos de gastos aceptados: atención a clientes, compra de insumos, contratación de transporte o despachos.   
• Establezca un monto máximo por tipo de gastos que puede realizarse sin autorización especial, cuando el gasto supere ese límite, el colaborador debe solicitar autorización previa.
• Pedir a los colaboradores que sustenten sus gastos con facturas, boletas o recibos electrónicos con los montos establecidos. Esto se debe consultar primero con el área contable a fin de saber qué documento es el requerido y qué requisitos debe cumplir.
• Establezca la frecuencia con la cual se entrega el reporte para evitar confusiones. Además del formato adecuado para hacerlo, de la forma de entrega y a quién se debe hacer alcanzar.
• Diseña un formato simple en una hoja de cálculo, teniendo en cuenta la fecha, hora, tipo de gastos, acciones especiales, transportes, etc.

Ten en cuenta que, debes capacitar primero a tus colaboradores para que la presentación de los gastos esté de manera correcta y no se convierta en una carga extra para la empresa.

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