Lo que debes saber sobre el registro de ventas e ingresos
Dependiendo de la categoría en la que se encuentre, una empresa puede tener la obligación de llevar un registro de ventas e ingresos. En él la empresa deberá colocar, en orden cronológico y correlativo, todos los comprobantes de pago emitidos, así como las operaciones desarrolladas.
Existen ciertas características y requisitos que debe tener nuestro registro de ventas. Por ejemplo, es obligatorio contar con los siguientes datos en la cabecera:
• Denominación del registro
• Periodo y/o ejercicio correspondiente
• RUC del deudor tributario
• Apellidos y nombres
• Denominación y/o razón social
El registro de las operaciones debe hacerse en orden cronológico y de manera legible. Es decir, no están permitidas correcciones, espacios ni líneas en blanco. De no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable, debe registrarse la leyenda ‘sin operaciones’ en el folio que corresponda. En el caso de llevar el registro en hojas sueltas o continuas, esto no es una exigencia.
El registro debe ser llevado siguiendo el formato 14.1 “Registro de Ventas e Ingresos”. En él debe incluirse, en columnas separadas, la siguiente información mínima:
• Número correlativo del registro o código único de la operación de venta
• Fecha de emisión del comprobante de pago o documento
• Fecha de vencimiento y/o pago del servicio
• Tipo de comprobante de pago o documento
• Número de serie del comprobante
• Número del comprobante o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora
• Tipo de documento de identidad del cliente
• Número del RUC o documento del cliente
• Apellidos y nombres, denominación o razón social del cliente
• Valor de la exportación
• Base imponible de la operación gravada
• Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas
• Impuesto selectivo al consumo ( de ser necesario)
• Impuesto general a las ventas y/o Impuesto de promoción municipal
• Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible
• Importe total del comprobante de pago
• Tipo de cambio utilizado
• En el caso de notas de débito o crédito, se adiciona información referente a los comprobantes que se modifican, incluyendo la siguiente información: fecha de emisión, tipo de comprobante, número de serie y número del comprobante que se modifica.
Cabe señalar que el registro de ventas e ingresos debe ser legalizado, antes de su uso, por un notario de la provincia en donde se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario. En el caso de Lima y Callao, la legalización podrá ser llevada a cabo por notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.
Es importante también recalcar que existe un plazo máximo de atraso para el registro de ventas e ingresos correspondiente a 10 días. Este empieza a contarse desde el primer día hábil del mes siguiente al cual se emitió el comprobante de pago.
En el caso de pérdida o destrucción de los registros de ventas e ingresos, el deudor deberá comunicar el hecho a la SUNAT dentro de un periodo de 15 días hábiles. Luego, tendrá un plazo de 60 días para rehacer el registro.
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